مدیریت پایگاه داده ها (چه داده های متنی یا تصویری یا غیره) شاید مهمترین كاربردی بوده است كه همواره از كامپیوترهای تجاری خواسته شده است. به همین دلیل در چند سال گذشته قبل از ظهور محیطهای مبتنی بر رابط گرافیكی شاهد حكومت زبان cobol بر امپراطوری كامپیوتر بودیم.
برای وارد نمودن اطلاعات از یک فایل دیگر از منوی Data، زیر منوی Import External Data را باز نموده و بر روی Import Data کلیک نمایید. پنجره Select Data Source باز می شود تا فایل مبدأ را انتخاب نمایید. اگر فایلی که انتخاب می کنید به فرمت txt باشد، پس از باز کردن فایل، پنجره ای گشوده می شود که شامل سه مرحله است. در ادامه توضیحاتی در ارتباط با هر یک از این مراحل داده می شود.
گاهی اوقات نیاز است تعدادی از سلولهای یک شیت قفل (Locked) شوند تا از تغییرات ناخواسته جلوگیری شود. فرض نمایید برای یک سری محاسبات کاری یک فایل اکسل تهیه نمودهاید. در این فایل، تعدادی از سلولها برای وارد کردن دادهها و تعدادی دیگر حاوی فرمولهایی هستند که نباید تغییر کنند. بنابراین کاربر تنها مجاز است سلولهای مربوط به دادههای ورودی را تغییر دهد. به منظور جلوگیری از حذف یا تغییر در سلولهای حاوی فرمول، بهتر است این سلولها قفل شوند.